Project Management nel mondo dello sviluppo prodotto
Esistono diverse soluzioni organizzative che hanno l’obiettivo di fornire strumenti semplici ed efficaci per la gestione di un progetto: da quelle estremamente strutturate e predisposte a seguire i rigidi dettami del Project Management “classico” come la progettazione Waterfall, a quelli più orientati verso un sistema di gestione “agile”.
Anche all’interno della 3DEXPERIENCE® Platform sono disponibili diverse applicazioni che possono supportare un’organizzazione in funzione dell’approccio scelto per la gestione progetti. L’applicazione però non garantisce il processo! Se questo non è adottato a livello organizzativo, i vincoli applicativi possono diventare pesanti zavorre e inutili rigidità, effetto che potenzialmente porta ad all’abbandono dello strumento.
In funzione dell’organizzazione è bene quindi dotarsi dello strumento che fluidifichi la gestione delle attività e non le renda inutilmente rigide dove un eccessivo formalismo non è richiesto. La 3DEXPERIENCE® mette a disposizione un’applicazione che va proprio in questa direzione: si chiama Collaborative Tasks.
Figura 1: Applicazione “Collaborative Task” per la gestione delle attività personali e/o di una squadra
Collaborative Tasks nella 3DEXPERIENCE®
Il Collaborative Task è uno strumento semplice ed intuitivo pensato sia per la gestione delle attività personali che per il coordinamento delle attività di un Team di progetto.
È strutturato come una bacheca suddivisa in zone (Kan Ban Board). In ciascuna di queste zone vengono “incollate” le attività come fossero dei Post-It fisici. L’organizzazione delle attività e la loro visualizzazione è estremamente dinamica e consente molto agevolmente di passare da una Bacheca suddivisa per “Stato dell’attività” ad un’altra che mostra la “data di completamento” evidenziando quali sono in ritardo rispetto all’ipotesi iniziale.
Figura 2:Visualizzazione delle attività in funzione dello stato (Bozza, In Lavorazione, Completate)
Figura 3: Visualizzazione delle attività in funzione della data di scadenza. Osserviamo come nella prima colonna l’applicazione ci riporto in modo estremamente semplice quali attività sono in ritardo
Ogni utente può organizzare il proprio lavoro e definire le attività personali semplicemente assegnando un titolo all’attività stessa come indicato nell’immagine seguente:
Figura 4: Inserimento del nome dell’attività. “Add & Open” consentirà la creazione e l’apertura dei dettagli dell’attività stessa
Ogni attività è definita da specifiche informazioni che la caratterizzano e ne consentono la sua esecuzione mantenendo accentrate tutti i dati e specifiche che ne consentono lo svolgimento:
- Descrizione
- Data di completamento stimato
- Data di completamento effettivo
- Durata stimata (indicazione di ipotetica del tempo di attraversamento)
- Assegnatario (Persona interna all’organizzazione e utente 3DEXPERIENCE. Può essere diversa da chi ha creato l’attività)
- Contesto (Oggetto gestito in piattaforma che sarà tema dell’attività)
- Allegati (Eventuali documenti gestiti e archiviati in 3DXEPERIENCE, tra cui anche dati CAD)
- Deliverable (Prodotti dell’attività come documenti generici e/o oggetti cad, distinte… ancora una volta gestiti e archiviati in piattaforma)
Figura 5: Dettagli dell’attività appena creata
Project Management integrato con il processo di sviluppo prodotto
Di particolare interesse sono i campi “Contesto”, “Allegati” e “Deliverables”: questi ultimi infatti mettono in luce come questo strumento sia fortemente integrato con oggetti e documenti prodotti e gestiti all’interno della piattaforma 3DEXPERIENCE. In questo senso l’attività diventa parte di un processo più generale – il processo di sviluppo prodotto – completamente governato in un’unica piattaforma. Quest’ultima, essendo strettamente integrata con gli strumenti d’uso quotidiano degli utenti 3DEXPERINCE, esalta l’efficacia di questo approccio.
Affinché questo tipo di gestione delle attività sia efficace, è necessario che gli utenti uso abbiano sempre sotto controllo cosa devono fare (attività e oggetti correlati) e possano fornire il feedback opportuno in modo rapido e semplice.
Per questa ragione l’applicazione “Collaborative Task” è completamente integrata nel Task Pane di SolidWorks e consente:
- Un monitoraggio costante della attività che si ha in carico
- La possibilità di accedere al contesto progettuale CAD direttamente dai dettagli dell’attività
- La possibilità di fornire feedback (percentuale di completamento, chiusura, segnalazione di ritardo, motivazione di stop) direttamente dall’ambiente CAD
Figura 6: Gestione attività nel Task pane di SolidWorks. Il progettista CAD può aprire l’assieme direttamente dal “Contesto”, e fornire un riscontro sullo stato dell’attività senza lasciare l’abituale ambiente di lavoro
Ovviamente, in funzione dei diritti e del ruolo organizzativo, le attività possono essere create da un coordinatore e assegnate agli utenti che eseguiranno e completeranno sulla base delle informazioni fornite.
In questo contesto le interfacce mostrate nelle figure 2 e 3 diventano un ottimo strumento di gestione e monitoraggio che consente al responsabile di progetto non solo di creare e assegnare attività, ma di avere sempre un quadro reale e costantemente aggiornato, proprio perché è basato non su una raccolta indiretta di informazioni (il project manager che chiede puntualmente lo stato dell’attività) ma su un riscontro diretto dell’utente.
Quanto brevemente discusso è un approccio semplice, efficace e non vincolate alla gestione strutturata di un progetto: aiuta infatti l’azienda a dotarsi si una “organizzazione progettuale” senza vincolarsi a strumenti rigorosi e quindi necessariamente rigidi.
Quando però ce ne sarà la necessità perché il contesto, il mercato o l’organizzazione lo richiederà, si potranno adottare, all’interno della 3DEXPERIENCE, soluzioni di project management più strutturate che useranno le attività qui presentate come elementi base. Sarà così possibile cambiare il modo di organizzazione del progetto, ma l’esperienza dell’utente sarà sempre la stessa!
Figure 7-8: Applicazione “Project Management”. Un approccio strutturato alla gestione dei progetti
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