La documentazione tecnica, solitamente in formato elettronico o cartaceo, solitamente funge da supporto tecnico e si divide in più categorie, come ad esempio, istruzioni di montaggio, manuali d’uso e manutenzione. Ultimamente però, comprende anche illustrazioni tecniche, immagini ad alta risoluzione e video a supporto dei reparti sales e marketing.
Diventa quindi sempre più strategico per le aziende investire in soluzioni software che permettano non solo agli uffici tecnici, ma anche a professionisti dediti esclusivamente alla documentazione, di produrre tutto il materiale necessario in modo veloce ed efficace.
In molti casi il processo di produzione della documentazione avviene a valle non solo della progettazione, ma anche della realizzazione del prodotto, perché oltre ad immagini ed esplosi ricavati in qualche modo dal CAD 3D, per illustrare certi passaggi di montaggio o manutenzione, servono anche foto prese sul prototipo reale. Ovviamente questi aspetti vanno contro ai concetti di velocità ed efficacia.
La Documentazione tecnica: un’opportunità aziendale
Lo scopo principale della documentazione tecnica è quello di fornire supporto a clienti e fornitori, in modo che possano utilizzare al meglio i prodotti e risolvere eventuali problemi ad essi associati. I materiali di comunicazione tecnica diventano quindi sempre più fondamentali nell’esperienza complessiva con un brand. Per questo le aziende moderne devono investire non solo nello sviluppo dei propri prodotti, ma anche nella documentazione a corredo, trasformandola da un centro di costo ad una opportunità per migliorare e differenziarsi rispetto alla concorrenza.
Criticità nel processo di creazione della documentazione
Come accennato in precedenza, la maggior parte delle Aziende è limitata da processi obsoleti per la produzione di comunicazione tecnica e da concrete difficoltà di produzione della documentazione presenti già dalle fasi iniziali dello sviluppo di un prodotto.
I processi tipicamente impiegati prevedono l’utilizzo dei più disparati strumenti di lavoro, come ad esempio CAD 3D, CAD 2D, fotografie digitali, etc…, che obbligano più utenti a compiere molte fasi manuali e numerosi passaggi di mano dei documenti per ottenere un documento completo. Questo perché:
- il processo di comunicazione tecnica è quasi sempre desincronizzato rispetto al processo di progettazione;
- la creazione di contenuti avviene in modo sequenziale e non simultaneo con lo sviluppo di prodotto;
- le modifiche al prodotto richiedono modifiche manuali ai materiali di comunicazione tecnica.
Di conseguenza l’intero processo risulta lento, carico di inefficienze e nocivo per la produttività del reparto tecnico e per l’azienda nel suo complesso.
Superare il collo di bottiglia
Per risolvere il problema legato al processo di produzione della documentazione, è possibile usare un software professionale come SolidWorks Composer, in modo da parallelizzare la fase di creazione del manuale a quella di progettazione, in modo da poter recuperare i modelli direttamente dal CAD 3D e utilizzarli per preparare i contenuti da impaginare.
In particolare:
- Il processo di comunicazione tecnica diventa sincronizzato col processo di progettazione;
- La creazione di contenuti avviene in modo parallelo e simultaneo con lo sviluppo del prodotto;
- I documenti e i dati relativi alla documentazione tecnica si aggiornano automaticamente quando viene eseguita una modifica al progetto;
Perché usare SolidWorks Composer?
Con SolidWorks Composer al termine della progettazione il manuale sarà già pronto e risulterà particolarmente semplice e chiaro. SolidWorks Composer utilizza i dati tecnici provenienti direttamente dal CAD 3D, siano essi modelli 3D oppure metadati associati per la compilazione di distinte, per cui anche gli utenti meno esperti con SolidWorks Composer possono creare e aggiornare rapidamente, anche in assenza di un prototipo, contenuti grafici 2D e 3D per rendere intelligibili comunicazioni tecniche di ogni tipo.
- Istruzioni di montaggio per la produzione e l’installazione
- Manuali utenti e guide alla manutenzione
- Materiali a supporto della formazione
- Dimostrazioni interattive e configurabili del prodotto
- Distinte di materiali ed elenchi di parti interattivi
I 7 segreti utilizzati dai migliori disegnatori di manuali di istruzioni
1. Utilizzare gli strumenti giusti
Con il giusto software è possibile creare illustrazioni tecniche complete, impostare una prospettiva e visualizzare correttamente le viste.
TIP: Assicurati di esportare i disegni come immagini vettoriali.
2. Utilizzare colori distinti
I colori giocano un ruolo importante per poter installare correttamente un prodotto. Se utilizzi solo il bianco ed il nero inserisci una legenda nel manuale.
TIP: Colorare le righe di una BOM con due colori alternati ne agevola la comprensione.
3. Aggiungere sempre il testo
Un’immagine deve essere sempre completata con un testo. Inoltre, ricordati di aggiungere sempre gli avvertimenti di sicurezza del prodotto.
TIP: Per inserire i warning ricordati che nella libreria delle immagini puoi inserire i vari segnali standard.
4. Evitare un approccio a fumetti
Pensa sempre ad un tema: la comunicazione basata su un argomento in un manuale tecnico deve utilizzare un approccio modulare. In questo modo tutto il contenuto è strutturato intorno ad un argomento e non solo intorno alle illustrazioni.
TIP: Prepara un template nel software di impaginazione che utilizzi in modo che i tuoi manuali abbiano sempre la stessa impostazione.
5. Non illustrare il tuo manuale
Un manuale deve essere progettato con viste e modelli 3D. Devi quindi creare viste di disegno comprensibili e prospettiche e non a mano libera.
TIP: Quando utilizzi modelli 3D, fai in modo che siano sempre completi di tutti i componenti in modo da non dover essere costretto ad aggiungere manualmente i componenti mancanti.
6. Fai una promessa
Inizia il tuo manuale partendo da un’immagine del prodotto finito, in modo da mostrare fin da subito all’utente quale sarà il risultato finale.
TIP: Per l’immagine di copertina definisci un profilo di esportazione ad alta risoluzione ad hoc.
7. Utilizzare linee guida
Ricordati di utilizzare delle linee guida: il logo della tua azienda, caratteri e colori specifici e diversi tipi di evidenziazione. Non dimenticare l’utilizzo delle lingue e dei sistemi di misura usati nel Paesi diversi dal tuo.
TIP: Per definire gli standard di visualizzazione aziendale puoi usare gli stili.
Conclusioni
I manuali di istruzioni sono solitamente redatti da professionisti che usano un linguaggio frutto di un patrimonio di conoscenze non sempre condivise tra tutte le persone che seguono le varie fasi di un progetto.
L’importanza di produrre materiali informativi di facile lettura si traduce in un risparmio reale di tempo e di denaro. Le incomprensioni dettate da una cattiva interpretazione dei dati danno origine ad errori che possono avere una ricaduta significativa nei carichi di lavoro interni all’azienda, col rischio di far maturare importanti ritardi nei tempi di consegna.
Se vuoi avere altri buoni motivi per usare Solidworks Composer, vai alla scheda di presentazione.
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