Il “Triangolo del project management” è uno schema familiare a molti project manager che definisce i vincoli da considerare durante la gestione di un progetto e le relazioni tra essi.
Nella rappresentazione più classica dello schema tali vincoli coincidono con:
- RISORSE
L’insieme dei costi da sostenere per portare a termine il progetto e delle risorse umane da impiegare nello stesso. - TEMPO
La durata generale del progetto e quella dei singoli processi che lo compongono. - SCOPO / QUALITA’
I risultati che vengono perseguiti, le performance attese, il prodotto finale in termini quantitativi e qualitativi.
Tutte le variabili considerate nel triangolo sono soggette al rischio, cioè a tutto quello che, potenzialmente, può influire in modo negativo sulla riuscita del progetto nei termini pattuiti.
Il problema dell’incertezza
Da questa visione consegue che uno dei peggiori nemici di ogni project manager è costituito dall’incertezza. Una gestione dei progetti efficace non può prescindere da un controllo costante delle risorse impiegate, del tempo a disposizione, dello stato di ogni singola attività, ma anche delle potenziali minacce e opportunità provenienti dall’esterno.
Ridurre al minimo l’incertezza significa, quindi, essere in grado di effettuare scelte informate e muoversi agilmente tra i vincoli di progetto.
Gestire i progetti efficacemente
Oggi il project manager ha davanti a sé non poche sfide a cui deve far fronte se desidera gestire i progetti in modo efficiente, vediamone alcune:
- essere costantemente aggiornato sulle news del settore di riferimento, monitorando la concorrenza e, in molti casi, l’evoluzione degli standard e delle normative alle quali attenersi;
- avere sempre chiaro lo stato del progetto, gli avanzamenti dei processi minori, l’insorgenza di eventuali colli di bottiglia;
- conoscere sempre, in tempo reale, l’ammontare del capitale investito nel progetto e il ROI atteso;
- impostare una comunicazione snella ed efficiente con i task manager, definirne facilmente i ruoli, assegnare loro i permessi di cui necessitano per accedere a informazioni e materiali;
- gestire al meglio i rapporti con la supply chain, assicurandosi il rispetto delle tempistiche da parte dei fornitori.
E queste sopradelineate sono soltanto alcune delle numerose sfide che un project manager deve affrontare quotidianamente.
La soluzione sta allora nel trovare il modo di gestire in progetti e tutto ciò che a questi si ricollega nella maniera più agile e consapevole possibile.
Viene in aiuto l’utilizzo di un software che permette di gestire, al suo interno, tutta la moltitudine di strumenti utili alla progettazione in ogni fase del ciclo di vita del prodotto, come il PLM, la cui sigla sta appunto per Product Lifecycle management, grazie al quale è possibile rinnovare i processi e incrementare l’output.
Conclusioni
Gli strumenti e i processi integrati all’interno del software vanno dal CRM, all’ERP e l’SCM: la possibilità di utilizzare e sincronizzare i diversi sistemi significa avere una gestione del prodotto ottimale e controllata dalla progettazione alle operazioni di produzione.
Siamo parte del gruppo TeamSystem, leader in Italia nei software e nei servizi di formazione per aziende e professionisti.