Il luogo di lavoro sta cambiando e un numero sempre maggiore di aziende permette ai propri dipendenti orari di lavoro flessibili attraverso una combinazione di telelavoro e hotdesking in ufficio. Che cosa significa tutto questo per l’ufficio del futuro?
Gli uffici di tutto il mondo stanno assistendo a una rivoluzione. I luoghi di lavoro si trasformano in spazi per la collaborazione in cui nessuno ha una postazione prestabilita, i computer non sono più associati a singoli utenti e le sale riunioni sono virtuali. Le aziende stanno adottando modalità di lavoro flessibili. Ci si aspetta dai dipendenti la disponibilità a lavorare in remoto, invece che in uffici tradizionali con orari di lavoro fissi, e i dirigenti sono felici di lasciare ai propri subalterni la decisione riguardo a chi deve trovarsi in ufficio e quando. Quest’anno si stima che metà delle aziende adotterà modalità di lavoro flessibili, consentendo ai dipendenti di lavorare da casa e in ufficio.
Il report Working Anywhere di Work Foundation della Lancaster University sostiene che entro il 2020 il 70% dei dipendenti avrà l’opportunità di lavorare in remoto e che questo comporterà grandi cambiamenti per le aziende in cerca di nuovi approcci per soddisfare le esigenze di ciascuno.
“I fatti suggeriscono una chiara tendenza verso un modo di lavorare più flessibile nel Regno Unito, man mano che gli ostacoli vengono superati dalle recenti innovazioni in tecnologia e gestione delle persone”
ha dichiarato Cathy Garner, direttrice di Work Foundation.
Lo spazio fisico
Con il diminuire del numero di persone che hanno bisogno di una scrivania, le aziende possono ridurre lo spazio fisico degli uffici. Le piccole imprese possono tagliare i costi pagando solo per lo spazio fisico effettivamente necessario, mentre le aziende più grandi possono affittare i propri spazi o trasferirsi in uffici di dimensioni minori, riducendo significativamente i costi in entrambi i casi. Anche la progettazione di questi spazi è destinata a cambiare. Invece di uffici caotici e divisi in esigui comparti, che non contribuiscono per nulla alla produttività, le organizzazioni possono adottare un’area di co-working o riaprire gli spazi chiusi per dare vita a un ambiente molto più collaborativo.
Scrivanie configurabili caratterizzano alcuni uffici e possono essere spostate dai dipendenti in base alle esigenze di lavoro in autonomia o collaborazione, mentre le aree esterne svolgono un ruolo essenziale, offrendo ai lavoratori una pausa all’aria aperta per rilassarsi. Se le aziende seguono le indicazioni di uno studio che ha rivelato come gli edifici dotati di una migliore ventilazione e di caratteristiche “verdi” migliorino le capacità cognitive dei dipendenti, reti di riscaldamento e ventilazione sofisticate avranno un peso notevole nella progettazione degli uffici del futuro.
Un’illuminazione intelligente si adatterà alle condizioni dell’ambiente, garantendo ai dipendenti la massima efficienza per svolgere il proprio lavoro, mentre i sensori monitoreranno la temperatura, i livelli di diossido di carbonio e l’umidità, assicurando un comfort ottimale. I beacon terranno traccia della presenza dei dipendenti in termini di salute e sicurezza, registrandoli nell’edificio non appena varcano l’ingresso e annullandone la registrazione all’uscita.
L’hardware per l’ufficio del futuro
È improbabile che notebook e PC desktop vengano sostituiti da schermi olografici virtuali come quelli ammirati in Minority Report. Altrettanto improbabile è che tablet e smartphone sostituiscano tutti i PC desktop. Quello che cambierà, tuttavia, è il modo di usare l’hardware “standard”.
Le scrivanie saranno dotate di computer cui i dipendenti possono accedere in tutta semplicità per visualizzarne i contenuti dal computer di casa o addirittura da un tablet o un dispositivo mobile.
Nella sala riunioni tavoli e sedie verranno sostituiti da enormi schermi come Microsoft Surface Hub, che permetteranno al personale di collaborare da casa, da un locale pubblico o da un client in un altro ufficio. Se un dipendente deve mostrare una presentazione, può trasmettere il contenuto dal proprio dispositivo connesso, che si tratti di un cellulare, un tablet o un computer. Poiché è tutto archiviato in un unico account, nessuno deve portare con sé apparecchiature ingombranti.
Evolve anche la progettazione dei dispositivi, per soddisfare le esigenze di portabilità e flessibilità. Un esempio di questo approccio è ThinkPad X1 Tablet, un dispositivo 2-in-1 ibrido che può essere usato come notebook, tablet e proiettore.
Il software per l’ufficio del futuro
Il software è l’area che probabilmente assisterà alla trasformazione più notevole nell’ufficio del futuro. A causa della loro crescente distribuzione in ogni parte del mondo, i team devono essere in grado di comunicare e lavorare come se fossero a stretto contatto. Nelle aziende che scelgono un approccio basato su scrivanie condivise i dipendenti arriveranno in ufficio, si connetteranno al proprio account e potranno immediatamente accedere a tutti i contenuti di un computer standard tramite un desktop virtuale. Tutti i file e le cartelle saranno disponibili su unità condivise per accedervi ovunque.
Strumenti per la collaborazione come Slack, Trello e Prezi favoriranno una comunicazione 24 ore su 24, 7 giorni su 7, aiutando colleghi e team a restare in contatto, condividere risorse e idee e rendendo la giornata di lavoro ancora più produttiva. Questo approccio elimina le preoccupazioni legate a gestione dell’IT e Shadow IT, perché tutte le apparecchiature verranno gestite allo stesso modo e singoli utenti non potranno installare app non approvate nei computer comuni.
Tuttavia, cinque anni sono un lungo periodo di tempo nell’evoluzione tecnologica e molto può cambiare prima del 2022. In realtà, è probabile che i prossimi due anni registreranno cambiamenti ancora più estesi.
“Nei prossimi cinque anni assisteremo a cambiamenti ancora più notevoli rispetto agli ultimi cinque”
ha dichiarato Peter Hirst, preside associato presso la MIT Sloan School of Management, Inc. Continua Peter:
“È difficile immaginare che nei prossimi cinque anni le caratteristiche di aspetto, potenza di calcolo, interfaccia e comunicazione di questi dispositivi indossabili non eguaglino o addirittura superino ciò che possiamo fare oggi con i tablet e i phablet (dispositivi ibridi telefono/tablet) di oggi.”
Una cosa è certa: con la crescente adozione di modalità di lavoro flessibili, i datori di lavoro devono favorire la produttività dei propri dipendenti ovunque questi scelgano di lavorare. E se decidono di tornare in ufficio, dovranno disporre di tutte le risorse necessarie per svolgere il proprio lavoro.
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